29 Ott 2024

Il Ministero delle imprese e del Made in Italy, con decreto pubblicato in Gazzetta Ufficiale la scorsa settimana, ha emanato le linee guida per la creazione, gestione e accesso al fascicolo informatico d’impresa gestito dai SUAP e Camere di Commercio grazie alla Piattaforma digitale.
Si tratta di un nuovo sistema digitale che intende centralizzare tutte le informazioni documentali amministrative delle imprese e ha l’obiettivo di semplificare e uniformare la gestione da parte dei vari enti pubblici.
L’attuazione completa è fissata entro novembre 2025, per ora si attende un nuovo decreto ministeriale con le specifiche tecniche.
Ma approfondiamo meglio, qui di seguito, di cosa si tratta, lo scopo, il funzionamento e le modalità di attuazione.

1) Fascicolo informatico d’impresa: cos’è, a cosa serve
Il fascicolo informatico d’impresa è un sistema documentale digitale che raccoglie e organizza in modo strutturato tutti i documenti amministrativi e tecnici di ciascuna impresa o soggetto economico iscritto nel registro delle imprese o nel Repertorio Economico Amministrativo (REA).
Il sistema permetterà la conservazione, l’accesso e l’aggiornamento delle informazioni rilevanti, facilitando così la trasparenza e l’efficienza nella gestione dei dati aziendali e fornendo un duplice vantaggio:
• gli enti pubblici possono consultare liberamente i dati necessari alle proprie attività istituzionali,
• le aziende non si vedranno costrette a fornire continuamente documenti o attestazioni riducendo così gli oneri di tempo e finanziari.

2) Come funziona il fascicolo informatico?
Alimentazione del fascicolo
La gestione e l’aggiornamento del fascicolo sono affidati principalmente ai SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) e alle amministrazioni responsabili dei vari procedimenti amministrativi che coinvolgono l’impresa.
Ogni nuovo documento rilevante, una volta creato, viene inviato alle Camere di Commercio per essere integrato nel fascicolo in formato digitale.
La trasmissione dei documenti deve avvenire entro 5 giorni dall’adozione dei provvedimenti amministrativi. Sono previsti tempi differenti per le SCIA e per i procedimenti soggetti a silenzio-assenso, ma in ogni caso la documentazione deve essere inoltrata tempestivamente alle Camere di Commercio per essere integrata nel fascicolo.
Classificazione e tassonomia dei documenti
Per una gestione ordinata e facilmente accessibile, tutti i documenti sono catalogati in base a una tassonomia specifica. Questa classificazione, presente nell’Allegato A al decreto, permette di organizzare le informazioni per tipologia, come ad esempio le autorizzazioni, i certificati, o i verbali di controllo.
Conservazione e sicurezza dei dati
La conservazione dei documenti nel fascicolo è affidata alle Camere di Commercio territorialmente competenti, che devono garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, in conformità con il GDPR e le linee guida nazionali sulla conservazione digitale. Trascorso il periodo necessario, i documenti relativi alle imprese individuali vengono eliminati o, nei casi previsti, anonimizzati.
Accesso e consultazione
I soggetti pubblici possono accedere ai dati aziendali senza costi, utilizzando i servizi di interoperabilità digitale forniti dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati. Le imprese stesse potranno consultare gratuitamente i propri fascicoli.
Al contrario, i soggetti privati dovranno pagare i diritti di segreteria per accedere a determinati documenti e dati di altri soggetti
Trattamento dei dati personali
Il decreto disciplina anche il trattamento dei dati personali contenuti nei fascicoli, specificando i ruoli di titolari e responsabili. Le Camere di Commercio, i SUAP e le altre amministrazioni coinvolte sono responsabili della gestione dei dati secondo le normative GDPR. Per garantire un livello adeguato di sicurezza, è prevista l’adozione di misure di protezione contro accessi non autorizzati.

3) Fascicolo informatico d’impresa: le tempistiche di attuazione
Le disposizioni del decreto diventano operative a partire dal 9 novembre 2024.
Sentiti il Garante per la protezione dei dati personali, e la Conferenza Unificata, che dovrà consentire l’attuazione entro il 26 novembre 2025, si attende un decreto ministeriale sulle specifiche tecniche di alimentazione e gestione dei documenti.
Entro 180 giorni dall’adozione del nuovo decreto ministeriale gli sportelli unici attività produttive, mediante i servizi resi disponibili dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati, si rendono interoperabili con il fascicolo.
Le altre amministrazioni interessate (enti locali altri enti pubblici non economici, altri organismi di diritto pubblico) avranno tempo 120 giorni dall’emanazione del decreto per adeguarsi.