FRINGE BENEFITS E RIMBORSI SPESE 2023

05 Set 2023

Il legislatore fiscale riconosce 2 sistemi alternativi di calcolo dell’indennità di trasferta e, pertanto, di rimborso delle spese sopportate dai dipendenti o collaboratori in trasferta all’interno del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro (art. 51, co. 5, e art, 52, co. 1, del D.P.R. n. 917/1986):
• Sistema forfetario, che consiste nel corrispondere un’indennità di trasferta o diaria ai lavoratori inviati a svolgere la loro prestazione, per un periodo temporaneo, fuori dall’abituale sede di lavoro;
• Sistema analitico o a piè di lista, con cui si restituiscono al lavoratore esattamente le spese sostenute quali risultano dalla documentazione prodotta.
L’Amministrazione finanziaria riconosce 3 sistemi alternativi di calcolo dell’indennità di trasferta vale a dire di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti o collaboratori in trasferta fuori del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro (artt. 51, co. 5, e 52, co.1, del D.P.R. n. 917/1986):
1. Sistema forfetario;
2. Sistema analitico o a piè di lista;
3. Sistema misto, quando vengono rimborsate parzialmente al lavoratore le spese di alloggio (oppure l’alloggio è fornito gratuitamente) o quelle di vitto (oppure il vitto è fornito gratuitamente) e viene pure corrisposta l’indennità di trasferta.

È riservato un trattamento fiscale favorevole alle indennità percepite per le trasferte svolte fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro.
I 3 sistemi di rimborso delle trasferte si differenziano in base ai criteri di effettuazione del rimborso (a forfait o in modo analitico).
Ma vediamo di seguito, nel dettaglio, i caratteri dei 3 sistemi di rimborso.
1) Sistema di rimborso forfetario:
Il rimborso forfetario prevede l’erogazione di un’indennità di trasferta esente da imposte fino ad un massimo di € 46,48 al giorno in Italia ed € 77,47 all’estero (art. 51, co. 5, del D.P.R. n. 917/1986.
Se l’importo corrisposto supera questo limite, l’eccedenza deve essere sottoposta a tassazione.
Tuttavia, se al lavoratore sono rimborsate, oltre all’indennità forfetaria, delle spese dietro presentazione della relativa documentazione, tali rimborsi sono imponibili, fatta eccezione per le spese di viaggio (aereo, etc.) e di trasporto (taxi, trasporti pubblici, autovettura a noleggio).
Se il lavoratore effettua la trasferta utilizzando la propria auto, può beneficiare del rimborso dell’indennità chilometrica in esenzione dall’IRPEF.
A tal fine, è possibile adottare il costo chilometrico di esercizio indicato dalle tariffe ACI e riferito all’autovettura del lavoratore, tenendo presente che i chilometri addebitati devono essere coerenti con la località di trasferta rispetto alla sede di lavoro.
2) Sistema di rimborso analitico:
Il rimborso analitico prevede il rimborso, dietro presentazione di idonea documentazione, delle spese sostenute dal lavoratore.
Sono rimborsabili in esenzione, senza limite d’importo, le spese di viaggio, trasporto, alloggio e vitto, mentre si possono rimborsare nei limiti di € 15,49 al giorno in Italia e di € 25,82 all’estero le spese telefoniche, le mance, le spese per fitness, le spese di lavanderia e le spese accessorie a quelle alberghiere. Gli eventuali rimborsi in eccedenza sono imponibili come pure le eventuali indennità di trasferta erogate.
Il lavoratore può essere autorizzato ad utilizzare la propria autovettura e, in tal caso, gli può essere riconosciuta un’indennità chilometrica in esenzione da imposta a condizione che sia congrua.
3) Sistema di rimborso misto:
Il rimborso misto, che rappresenta un mix tra il sistema di rimborso forfetario e quello analitico, prevede che al lavoratore spettino, entro certi limiti, il rimborso in esenzione di alcune spese ed un’indennità forfetaria di trasferta, mentre il rimborso delle spese di viaggio e trasporto è sempre ammesso in esenzione.
Sono stabilite 2 alternative:
• prima alternativa: il lavoratore riceve il rimborso delle spese documentate di alloggio oppure di vitto più un’indennità forfetaria di € 30,99 al giorno in Italia e di € 51,65 al giorno all’estero (al posto del rimborso spese indicato, il committente può fornire gratuitamente al lavoratore vitto o alloggio);
• seconda alternativa: il lavoratore riceve il rimborso delle spese documentate di alloggio e di vitto (al posto del rimborso spese indicato, il committente può fornire gratuitamente al lavoratore vitto e alloggio) più un’indennità forfetaria di € 15,49 al giorno in Italia e di € 25,82 al giorno all’estero.
L’eventuale eccedenza dell’indennità di trasferta rispetto ai limiti indicati ed il rimborso di spese diverse da quelle citate e, quindi, di spese diverse dal vitto, alloggio, trasporto e viaggio, anche se documentate, forma il reddito imponibile per il lavoratore.
Si osserva che, una volta adottato uno dei 3 sistemi previsti, lo stesso si applica all’intera durata della trasferta, in quanto non è possibile utilizzare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente o il collaboratore si trova al di fuori della sede di lavoro e, quindi, per la durata della medesima trasferta.
È consentito, invece, diversificare il criterio di rimborso da una trasferta ad un’altra.
A seconda del sistema di restituzione concordato dal lavoratore con il committente, cambiano le modalità di tassazione del rimborso in capo al percettore (c.d. fringe benefit) e di conseguenza quelle di deduzione delle spese rifuse dal reddito d’impresa o di lavoro autonomo in capo al datore di lavoro o committente
È prevista l’esclusione dalla tassazione delle indennità di trasferta corrisposte ai lavoratori dipendenti e ai collaboratori a fronte di attività lavorative svolte fuori del comune in cui si trova la sede del lavoro.
Le indennità o i rimborsi di spese di trasferta dovute al dipendente o al collaboratore per missioni nell’ambito del territorio comunale concorrono tutte alla formazione del reddito di lavoro dipendente o del reddito assimilato a quello di lavoro dipendente, ad eccezione dei soli rimborsi di spesa di trasporto effettuati a mezzo di vettore, a condizione che la spesa sia comprovata da idoneo documento giustificativo.
Gli eventuali rimborsi corrisposti al lavoratore che abita in un comune diverso da quello di lavoro vanno invece interamente assoggettati a ritenuta mediante il cumulo con gli altri emolumenti corrisposti nel periodo di paga.